Форум » Полезное » Word. Некоторые тайны » Ответить
Word. Некоторые тайны
Kikinda: Меня тут недавно научили делать так, чтобы нумерация литературы, таблиц и т.д. совпадало в любом случае, даже если в очете возникли некоторые исправления в нумерации. 1. Выделить мышкой наименование источника литературы или название таблицы. 2. Вставка - Закладка. Дать название выделенному элементу. Кнопочка "Добавить". Нельзя делать пробелов и кажется // слэшей. После нажатия "Добавить" выделенный элемент станет в серых квадратных скобочках. 3. Находим место в тексте, где должна быть изменяющаяся ссылочка. Вставка - Поле - Ref. И далее выбираем из списка название, которое мы дали нашему объекту. Обязательно ставим галочку в "Сохранить формат при обновлении". На прошлой неделе сама научилась. До сих пор радуюсь. От радости всех научила
Мисовец: А вот есть ли возможность обновить в документе все такие ссылки, а то приходится каждую обновлять поштучно...
AMar: Для нумерации рис., таблиц, графиков лучше пользоваться фукнцией "Название" (ВСТАВКА - ССЫЛКА - НАЗВАНИЕ). Соответственно, чтобы добавить ссылку на название - нужно воспользоваться фукнцией "Перекрестная ссылка" (ВСТАВКА - ССЫЛКА - ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА). Чтобы такие ссылки обновить во всем документе нужно выделить весь документ, нажать правую кнопку на левом поле страницы и выбрать меню "Обновить поле"...
militer: Пришлось оценивать объекты недвижимости расположенные не только в одном городе, но и на одной улице. Коллега подсказал как автоматизировать рутинную работу по вставке адресов, дат оценки, фамилий заказчиков и пр. Меню Файл - Свойства - вкладка Прочие в поле Название пишем Дата оценки в поле Значение пишем 30 июня 2007 года жмём Добавить в поле Название пишем Заказчик в поле Значение пишем Иванов жмём Добавить и т. д. Затем, находим в нашем документе место, где нужно вставить Дату оценки (или что нужно) меню Вставка - Поле, в окне Поле находим строчку DocProperty в открывшемся поле Свойство (где-то внизу) находим Дата оценки и жмём ОК Увы, все наши поля нужно вставлять вручную в нужные нам места, но затем.... Выделяем текст в документе - Ctrl и 5 на цифровй клавиатуре!!!! и жмём клавишу F9 - все поля автоматически обновятся.
Kikinda: militer Вы как раз вовремя! А я узнала как делать автоматическую нумерацию (например разделов). Для этого используем функцию ВСТАВКА - ПОЛЕ - Категория "НУМЕРАЦИЯ" - AutoNum. Еще есть такая хитрость для того, чтобы заменить все объекты в тексте нажимаем Ctrl+F и далее вкладку "заменить" и меняем по всему документу. Например, если нам надо заменить кавычки вот такие ("_") на такие («_») мы набираем Ctrl+F - "заменить" - вводим знак ", заменить на ". И все меняется автоматически. А кто нибудь знает как можно сделать так, чтобы таблицы Excell и Вордовский отчет были взаимосвязаны? Например, я меняю что то в экселе, а автоматически меняется ворд без этого жуктого переноса таблиц. Знаю, что такое возможно.
Дмитрий: Сделать можно и это достаточно просто: копируешь из Экселя в Ворд, постле вставки появляется квалдратик внизу справа, там выбрать вставить как связь или через специальную ставку. Но делать так не стоит, я так делал года два назад (на ДИГМе), но получалось еще хуже. Очень долго ворд обрабатывает такие ссылки. И замучаешься форматировать таблицы, чтобы было красиво. Я сейчас копирую, на мой взгляд это проще и быстрее. Потом возникает еще одна проблема. В новом отчете, которые делаешь по старому отчету, нужно поменять все ссылки на новый расчетный файл экселя. А если пропустишь то в новом отчете старые расчеты. Можно не заметить. А если эксель переменуешь, то ворд просто виснет на часок где-то. (Смотря частота у компа какая) Просто большие (очень большие таблицы (больше 500 строк) нужно вставлять как текст, через спецальную ставку с разделителем "табуляция", а потом Меню-Таблица-Пребразовать текст в таблицу (там выбрать разделитель "табуляция"). Полностью расчетные таблицы в отчет с количеством строк около 3000 вставляются с учетом последующего форматирования часа за два. Таблицы повторяются в тескте раз десять В одной знакомой конторе, так они и расчет делают в ворде. Через расчетные поля - CTRL+F9 появляются {} на сером фоне в них печатаешь =2+3 жмешь F9 и в отчете цифра 5. Надо исправить курсор на поле Shift+F9 и редактируешь. Можно делать достаточно сложные расчеты. Я у них считал бизнес по их шаблону, мне пришлось новый комп покупать. старый не тянул эти расчеты. Ну это от лукавого, на мой взгляд. Как говориться: "будь проще, и люди к тебе потянутбся"
Мисовец: Дмитрий пишет: Можно делать достаточно сложные расчеты. Хорошо, а как они делают ссылки в расчете на предыдущие данные, если делают, конечно. Вот в одном месте я посчитал =2+3, а в другом мне эти 5 нужно умножить на 2... Могу я не писать =(2+3)*2, а написать типа =Тот_расчет*2?
Дмитрий: Да можно делать ссылки, как на отдельные поля , так и на ячейки таблицы. Ставишь закладки, на пример, Цена_кв_м, Площадь. Затем в другом месте пишешь {=Цена_кв_м*Площадь} это поле помечаешь как Стоимость_без_НДС. Затем в итоговом заключении пишешь "стоимость объекта оценки составила с учетом НДС {= Стоимость_без_НДС*1,18} руб. в том числе НДС 18% {= Стоимость_без_НДС*0,18} руб" Или "стоимость без НДС составила {ref Стоимость_без_НДС} Естественно {} - нужно вставлять в режиме "вставить формулу", а не просто так печатать. Ну и Меню-Сервис-Параметры-ВкладкаОбщие должно стоять вверху слева затенение полей "всегда" ну и закладки должны быть ввидны
avg: Фокус с полями достаточно обробован и вполне действенен. Внимание: из того, что знаю либо заметил 1) обновление полей происходит при любом сохранениии, открытии, закрытии документа. 2) форматирование вставленного текста может не совпадать (полностью или частично) с остальным текстом в этом абзаце, почему не знаю увы - приходиться все просматривать. 3) ссылку на закладки лучше делать (стараться) в одном месте, я, например, в таблице раздела - Краткое изложение существенных фактов - тогда не придеться, перескакивать по всему тексту чтобы заменить содержание закладки. 4) при изменении содержания закладки, если нужно заменить весь текст, то часто почему-то закладка (ее содержание) стираеться, а если его менять поставив курсор, хотя бы на второй знак и удалив первый, то все остаеться.
avg: Вопрос уважаемым знатокам - Может, кто-нибудь знает, есть ли возможность в Worde, как то отмечать нужный текст, но чтобы он не печатался. У меня много шаблонов отчетов, но как правило меняются определенные фразы и т.д., и чтобы увидеть те позиции, которые нужно поменять для конкретного отчета это было бы удобно. Иначе, могут возникнуть такие вещи, как например, при оценке токарных станков, где-нибудь останется фраза о том, что был изучен рынок пищевого оборудования.
avg: По поводу связанных файлов Экселя и Ворда. - Да, очень удобно меняешь данные в таблице ексель и меняется сразу в тексе таблица. Из минусов, но очень серьезных - эти два файла должны находиться в одной папке, при случайном переносе, копировании и т.д. только одного файла - рискуете остаться без ничего. - при расчетах, у меня как правило файлы экселя сделаны под один расчет, от начала и до сведения результатов, если нужно сделать альтернативный расчет - будет еще один файл. Почему не в этом же файле, думаю понятно, что всегда существует возможность вернуться к первой версии расчетов. Поэтому вставив. связанные таблицы ексель и ворд, при смене нового расчета придеться делать все заново в ворде и вся эта операция со связанными таблицами теряет смысл.
Nord: есть ли возможность в Worde, как то отмечать нужный текст, но чтобы он не печатался пометить текст скрытым (формат шрифта), затем в параметрах (вкладка экран) при потребности отметить позицию скрытый текст.
Kikinda: Уже как полтора месяца пользуюсь новым Офисом -2007. Очень нравится. По первости кнопки искала по 10 минут, теперь привыкла. Скорость составления отчетов повысилась, да и Excel там намного удобнее, чем старый. Больше всего мне нравится фильтр (фильтрует по цветам, значениям и т.д.) + то, что можно удалить дубликаты из строчек. А Word стал гораздо удобнее в изготовлении связанных ссылок и готовых шаблонов. И много чего еще. Всего сразу и не вспомнить.
Механик: Перекрестные ссылки очень удобно использовать и для ссылок на первоисточники. Причем (что странно), при копировании фрагмента текста в другой файл с собственным списком литературы ссылки подхвытываются. Поле StyleRef удобно использовать для вставки названия раздела в колонтитул. И солидно и читать отчет удобно. Правда в этом случае надо правильно форматировать заголовки. Но правильное использование стилей, по моему мнению, одна из основ эффективного использования Word'а (наряду с полями и ссылками). Согласен с Дмитрием что связывание Word и Excel одна морока с трудно прогнозируемым результатом. Обязательно что-нибудь не то проскочит. Я делаю расчеты в Excel'e, там же формирую все выходные таблицы, их распечатываю и привожу в приложении к отчету. В противном случае вставка в Word'e пары таблиц размерностью 15х1000 загоняет мой комп в непробудный сон. Насчет отметки текста, подлежащего замене. Можно решить это и не программно. Просто выделить фрагмент цветным шрифтом (шрифтами), а при печати поставить флажок "Печатать весь текст черным". Многие принтеры эту функцию поддерживают.
Kikinda: Постоянно возникает проблема вставки больших таблиц из Excel в Word Попробую написать то, что я знаю об этом: 1) Отключить проверку орфографии 2) Вставка через специальную вставку по html 3) Вставка как графический объект (подходит не для всех отчетов) Немного получилось автоматизировать процесс в Офисе 2007. Я сделала определенный стиль и теперь он вставляет хотя бы с нужными границами. Но возможно ли такое, что он сразу же и форматировал...например по умолчанию повторял заголовок на каждой странице или автоматически выполнял функцию "по ширине страницы"? Может быть кто то знает секреты вставки таблиц?
avg: Большие таблицы очень неплохо печатать прямо из Екселя... колонтилулы вставить можно и заголовки таблиц тоже самое. Зачем загружать ворд?
Дмитрий: Kikinda пишет: 2) Вставка через специальную вставку по html Вот так делать в любом случае не надо. Если таблица большая то проще вставить через "Специальная ставка" - "Только текст". Он вставлеяет текст с табуляцией. Затем выделить (точнее не нужно сбрасывать выделение вставленного куска) Таблица-Преобразовать текст в таблицу и там выбрать разделитель "табуляция" (поставить галочку). Раза три мышкой килкнуть и всех делов. Kikinda пишет: Но возможно ли такое, что он сразу же и форматировал. Таблица -Автоформат таблицы. Можно создать свой стиль оформления таблиц (Например -"ОксаненаТаблица"). А затем выделяешь таблицу (ставишь курсор в таблице) и в окне стили и форматирование выбираешь свой стиль "ОксаненаТаблица" (в данном примере) - и готово - таблица отформатирована. Можно назначить свой стиль для таблицы "по умолчанию". Но мне кажется так не удобно. НО: 1. Не умеет изменять размер шрифта 2. Не корректно работает если заголовок содержит 2 и более срок и часть ячеек объединена.
Kikinda: Дмитрий Спасибо за подсказку. Сегодня тренировалась. Вроде как получается. А стили это хорошая штука. Однако, из-за того, что я пока не гуру в стилях, возникают некоторые неприятности: 1. Я нажимаю изменение формата какого то фрагмента, а он сбивает шрифты и другие настройки во всем тексте. У меня уже такое было пару лет назад, еще на старой работе и сисадмин как то исправил этот глюк. А сама я не могу найти как исправить. 2. В список со стилями постоянно забираются странные стили. Я их удаляю, а они опять появляются. А некоторые вообще удалить невозможно. Как вы думаете, что тут можно сделать?
Дмитрий: Kikinda пишет: В список со стилями постоянно забираются странные стили. Каждый раз когда Вы меняется форматирование появляется новый стиль Выделили слово жирным - новый стиль, курсивом - еще новый стиль. Скопировали из экселя - новый стиль. И т.д. Kikinda пишет: А сама я не могу найти как исправить Kikinda пишет: что тут можно сделать? С этим надо смириться, как и подобает молодой девушке - быть скромной и смиренной. Kikinda пишет: А некоторые вообще удалить невозможно Системные стили нельзя удалить - их можно только менять. Основные положения - это один раз создать стиль. Если нужно изменить формат, то использовать стиль а не форматирование. При этом если у Вас раньше заголовки были ярко-зеленые и каким-то экзотическим шрифтом, то сделать нормальными их получиться но все время будут глюки. Проще удалить все стили и создавать новый. Когда копируете текст из другого отчета, то использовать опцию: сохранить как текст или применить существующие стили. НО НЕ В КОЕМ СЛУЧАЕ НЕ СОХРАНИТЬ ФОРМАТИРОВАНИЕ. Иначе потом всякие глюки и лезут. Особенно печально, когда все таблицы рушаться. Ну а потом, это дело привычки, вон многи работают со скрытыми спецсимволами (символ конец абзаца, пробелы, табуляции и тд.д) и ничего. Надо заголовок на новую страницу, нет выбрать в свойствах абзаца опцию "с новой страницы", или хотябы "CTRL+Enter" нажать (разрыв страницы) нажимают раз 40 "Энтер" и ничего. Таблицы и заголовки в ручную номеруют. Дело привычки. Как нравиться.
Kikinda: Дмитрий, большое спасибо за ценные советы! Кстати, я тут прочитала, что при копировании из других текстовых документов лучше вставлять как "текст без форматирования", а потом их форматировать в нужных стилях. И еще очень полезная штука - горячие клавиши, которые запрограммированы под стили. Скорость работы возрастает в несколько раз без ущерба для нервной системы.
Дмитрий: Kikinda пишет: Кстати, я тут прочитала, Я всегда не устаю поражаться - умная, красивая девушка и еще и что-то читает! Просто поразительно!!! Kikinda пишет: как "текст без форматирования" Такой опции нет. Доступно 3 опции: 1. Сохранить исходное форматирование, 2. Использовать форматирование конечного объекта, 3. Сохранить только текст Это если нажать на квадрате слева внизу от вставленного фрагмента. Если использовать Правка-Специальныя вставка, то там выбор по богаче, но то что Вы вычитали там все равно нет. Но при этом нужно понимать, что использую опцию "текст без форматирования" все переносы станут дефисами, разрывы строк - концами абзаца, таблицы преобразуются в тескт с табуляциями и пр. про №1 я писал - без нужды использоват не нужно. Но если документы по одному стилю сделаны, то можно. Ну и напоследок, (прям на яязык так и проситься "а на последок я скажу: "прощай, любить не обязуйся") Есть удобное средство - "Организатор" спрятано это в Меню - Сервис - Шаблоны и Настройки - кнопка внизу слева. С помощью него можно перекидывать стили из одного документа в другой, удалять не нужные, замещать испорченные стили нормальными и т.д.
полная версия страницы